در این جلسه که به ریاست مدیرکل بنیاد شهید و امور ایثارگران استان زنجان در مورخ ۹۹/۹/۱۷ برگزار شد، هر یک از اعضاء حاضر به بیان نظرات و پیشنهادات خود در خصوص برگزاری هرچه باشکوه تر این برنامه در استان پرداختند.
مدیر عامل کانون سنگرسازان بی سنگر استان زنجان نیز در این جلسه با ارائه پیشنهاد همکاری در برخی زمینه های فرهنگی ، طراحی یادمان شهدای سنگرسازان بی سنگر استان در راستای اهداف حفظ یاد ؛ جهت حضور پر رنگ و موثر این کانون در کنگره مذکور اعلام آمادگی کرد.
تقسیم کار دقیق برای همه مسئولان ذی‌ربط، دوری از موازی‌کاری، یکسان‌سازی اسناد و مدارک جمع‌آوری شده، بهره مندی از دانشجویان و علاقه‌مندان جهت پیش برد اهداف کنگره در گروه‌های هنری و …، بررسی درست اهداف این کمیته و نتایج حاصل از آن، درج آرم کنگره بر روی تندیس‌ها، برنامه‌ریزی منسجم جهت انجام دیدار و تکریم از خانواده شهدا از جمله مباحث مطرح شده در این جلسه بود.
همچنین گروه بندی افراد برای انجام دیدارها، صدور شناسنامه برای همه شهدا، ضرورت اعلام فراخوان عمومی جهت جمع‌آوری آثار مربوط به شهدا و دوران دفاع مقدس، چاپ یک رمان و رونمایی از آن در کنگره، رونمایی از یادمان شهدا، ساخت فیلم و مستند از آثار جمع‌آوری شده نیز در این جلسه توسط حاضرین مطرح شد.
